Dichiarazione sulla protezione dei dati

Dichiarazione sulla protezione dei dati delle istituzioni della PROMEA assicurazioni sociali

 

La PROMEA cassa di compensazione è responsabile, congiuntamente alla PROMEA cassa assegni familiari e alla PROMEA cassa pensione, per i trattamenti dei dati descritti in questa dichiarazione sulla protezione dei dati. Per la Sua richiesta in materia di protezione dei dati, le istituzioni della PROMEA assicurazioni sociali possono essere contattate nel modo seguente:

 

PROMEA assicurazioni Sociali

Ifangstrasse 8

Casella postale

8952 Schlieren

 

oppure contattate direttamente la nostra consulente per la protezione dei dati: 

 

PROMEA assicurazioni Sociali

Signora Aurora Paximadas

Ifangstrasse 8

Casella postale

8952 Schlieren

datenschutzberaterin@promea.ch

 

In qualità di congiuntamente responsabili per la protezione dei Suoi dati personali, Le facciamo notare che possiamo fornire informazioni soltanto alla persona (assicurata) avente diritto. La preghiamo di allegare alla Sua richiesta scritta una copia del documento d’identità. I rappresentanti hanno sempre bisogno di una procura con la firma originale della persona avente diritto.

 

La PROMEA cassa di compensazione ha un compito sovrano. Quale istituzione e organo federale di diritto pubblico, essa può trattare dati personali soltanto se vi è una base legale. Per gli organi di esecuzione del 1° pilastro vigono tra l’altro le disposizioni in materia di protezione dei dati della parte generale del diritto delle assicurazioni sociali (LPGA), della Legge federale sull’assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti (LAVS) e della Legge federale sulla protezione dei dati (LPD). Essi sono sottoposti all’obbligo del segreto (art. 33 LPGA). Le persone coinvolte nell’applicazione, nel controllo o nella supervisione dell’esecuzione delle leggi sulle assicurazioni sociali, devono osservare la segretezza nei confronti di terzi. Le condizioni per una comunicazione di dati in deroga all’obbligo del segreto sono regolamentate dall’art. 50a LAVS, dalla circolare sull’obbligo del segreto e sulla comunicazione dei dati nell’AVS/AI/IPG/PC/AF/AFam e dall’art. 36 LPD. Una violazione delle disposizioni legali è punibile. La PROMEA cassa di compensazione tratta i dati personali da lei rilevati presso i datori di lavoro in conformità con il suo mandato legale e soltanto nella misura in cui ciò è necessario per l’adempimento dei compiti ad essa assegnati.

 

La PROMEA cassa assegni familiari valuta la concessione e il rigetto di assegni. È attiva in tutta la Svizzera e ha altresì un compito sovrano. Per i suoi trattamenti necessita di una base legale. Per la protezione dei dati, la legge federale sugli assegni familiari (LAFam) rimanda alla LAVS. Di conseguenza, sono applicate altresì le basi legali menzionate per la PROMEA cassa di compensazione. La PROMEA cassa assegni familiari tratta i dati personali rilevati presso i datori di lavoro in conformità con il suo mandato legale e soltanto nella misura in cui ciò è necessario per l’adempimento dei compiti ad essa assegnati.

 

La PROMEA cassa pensione è un’istituzione di previdenza mantello ai sensi degli art. 48 e 49 della Legge federale sulla previdenza professionale per la vecchiaia, i superstiti e l’invalidità (LPP). Nell’ambito dell’obbligatorietà legale è considerata un organo federale. Le persone coinvolte nell’applicazione, nel controllo o nella supervisione dell’esecuzione della LPP, sono soggette all’obbligo del segreto secondo l’art. 86 LPP. La comunicazione e la trasmissione di dati a terzi si basano, nell’ambito della previdenza professionale obbligatoria, sull’art. 86a LPP e, nell’ambito sovraobbligatorio, sulle disposizioni della LPD. Siccome nel caso di una istituzione mantello spesso non è possibile un trattamento differenziato tra prestazioni o averi di natura obbligatoria o sovraobbligatoria, le rigide disposizioni della LPP vengono applicate anche in ambito sovraobbligatorio. L’intera procedura di trattamento dal rilevamento fino alla cancellazione dei dati personali avviene in conformità con le speciali disposizioni sulla protezione dei dati della LPP e della LPD.

 

La cassa pensione OFM è un’istituzione di previdenza della proparis Fondazione previdenza arti e mestieri Svizzera e non possiede una personalità giuridica propria.

 

I rapporti di lavoro delle collaboratrici e dei collaboratori della PROMEA assicurazioni sociali sottostanno al diritto privato. Il trattamento dei dati nell’ambito di un rapporto di lavoro sottostà alla LPD e alle disposizioni del regolamento del personale. La PROMEA assicurazioni sociali informa le sue collaboratrici e i suoi collaboratori sui trattamenti di dati aziendali e su eventuali adeguamenti alla revisione LPD (p.es. nomina di una consulente per la protezione dei dati). Anche in qualità di datore di lavoro provvediamo scrupolosamente alla protezione dei dati e della sfera privata delle nostre collaboratrici e dei nostri collaboratori.

 

Quali dati trattiamo?

• Dati di base delle persone assicurate (cognome, nome, dati di comunicazione, data di nascita, nazionalità, numero AVS), di cui abbiamo bisogno per la gestione del nostro mandato legale. Solitamente riceviamo i dati delle persone assicurate dal loro datore di lavoro, da altri organi cantonali o federali, nonché dall’Ufficio centrale di compensazione UCC o direttamente da Lei

• Dati di salario, di reddito e di patrimonio (somma salariale da datori di lavoro per la determinazione dei contributi, salario annuo da persone assicurate, reddito e patrimonio da persone con attività lucrativa indipendente o senza attività lucrativa ecc.),

• Dati di prestazioni (rendite AVS, AI, PP, indennità giornaliere AI, indennità IPG e indennità parentali (in caso di maternità, paternità e assistenza), assegni per figli e familiari, prestazioni complementari, averi di vecchiaia),

• Dati di salute: in particolare codice di infermità AI, dichiarazione dello stato di salute dei dipendenti e cartella sanitaria in caso di procedure d’opposizione dell’assicurazione per l’invalidità nell’ambito PP,

• Dati di contatto, se Lei entra in contatto con noi tramite il portale connect, il formulario di contatto, l’e-mail o il telefono, nonché dati contrattuali (relazione contrattuale, prodotti, interesse per determinati prodotti),

• Dati aziendali che scaturiscono dall’attuazione di un contratto con la PROMEA cassa di compensazione, PROMEA cassa assegni familiari o PROMEA cassa pensione (nome e cognome persona interlocutrice, dati di contatto, numero IDI, dati di solvibilità, comportamento di pagamento, informazioni conto corrente, informazioni su prestazioni da erogare o erogate, dati precedenti alla stipulazione di un contratto, offerte, interazioni nel corso della durata contrattuale),

• Dati di collaboratrici e collaboratori per il rapporto di lavoro e la contabilità salariale, nonché dati di candidate e candidati per posti di lavoro,

• Dati tecnici di registrazione di visitatori e visitatrici del nostro sito web, del portale connect, per il quale la società IT M&S fornisce prestazioni di manutenzione e supporto su incarico della IGAKIS.

 

Per quali scopi trattiamo i Suoi dati?

Rileviamo i dati della persona assicurata dal suo datore di lavoro, da altri organi cantonali o federali, nonché dall’Ufficio centrale di compensazione UCC, in prima linea per adempiere il nostro mandato legale quali organi di esecuzione del 1° e del 2° pilastro.

 

Trattiamo dati personali 

• per comunicare con Lei, rispondere alle Sue domande e inviarle documenti, regolamenti, certificati o offerte richiesti,

• per erogare prestazioni a Lei, familiari, superstiti, congiuntamente responsabili, autorità e terzi, eseguendo anche trattamenti automatizzati, ma nessun profilamento,

• per evitare prelievi illegittimi di prestazioni e frodi,

• per sviluppare e migliorare le nostre prestazioni di servizio, l’offerta sul nostro sito web, per scopi informativi per i nostri datori di lavoro, i dipendenti, i beneficiari di rendite, le persone assicurate e i visitatori ecc.,

• per mettere a disposizione dei nostri assicurati nel 2° pilastro un portale per assicurati per l’utilizzo facoltativo per informazioni supplementari, calcoli, informazioni su possibilità di prelievi anticipati e certificati della cassa pensione.

 

Al di fuori del nostro mandato legale possiamo trattare dati personali anche per i seguenti scopi, purché sussista un interesse prevalente o un‘autorizzazione del cliente:

• per l’analisi e la valutazione della soddisfazione dei nostri clienti aziendali e delle persone assicurate,

• per scopi di marketing e pubblicitari,

• per l’elaborazione di offerte e proposte rivolte ai nostri clienti aziendali e in questo caso possiamo anche effettuare valutazioni automatizzate (profilamento), a condizione che l’utilizzo dei dati aziendali per scopi di marketing e pubblicitari non sia stato vietato,

• per fatturazioni, l’incasso e verifiche di solvibilità e affidabilità creditizia,

• per la raccolta di dati su potenziali clienti nuovi per le nostre prestazioni,

• per la valutazione e l’esame di potenziali fornitori e prestatori di servizi,

• per analisi statistiche dell’UFAS, di autorità cantonali e federali, nonché per scopi economici e aziendali (verifica della solvibilità, contabilità e rendicontazione),

• esaminiamo il comportamento sul nostro sito web, per stabilire, tra l’altro, se vi sono dei rischi di uso improprio e di sicurezza.

 

Attualmente non prendiamo decisioni individuali essenziali in modo completamente automatico (tramite computer o intelligenza artificiale). I nostri specialisti assumono in ogni momento la piena responsabilità per le loro decisioni. 

 

Destinatari dei dati

Per l’adempimento del nostro mandato legale trasmettiamo i Suoi dati personali, nella misura in cui ne abbiamo l’obbligo legale, anche ad altri organi federali, alle istituzioni congiuntamente responsabili sotto il mantello della PROMEA assicurazioni sociali, ad altre assicurazioni sociali, autorità, società di revisione, periti di casse pensioni, alla vigilanza, alle autorità fiscali, di perseguimento penale e ai tribunali.

Per l’adempimento contrattuale trasmettiamo i Suoi dati anche a istituti bancari, società d’assicurazione e provider IT in Svizzera, che trattano dati su nostro incarico o sotto responsabilità congiunta con noi e che forniscono supporto IT.

Per soluzioni IT centralizzate possiamo condividere i dati con la IGAKIS, una cooperativa d’interessi di casse di compensazione cantonali e di associazioni, nonché con la ditta M&S Software Engineering e con provider di software e IT in tutta la Svizzera.

 

Luogo del trattamento

Trattiamo i Suoi dati personali in Svizzera e rispettiamo le disposizioni della legge svizzera sulla protezione dei dati, nella misura in cui in casi individuali non ci sia la precedenza di disposizioni di leggi speciali sulla protezione dei dati della LAVS, LAFam o LPP. Nell’ambito di convenzioni di sicurezza sociale con l’UE (Accordo sulla libera circolazione delle persone) o qualora il domicilio si trovi all’estero, in presenza di una richiesta conforme o di una base legale, i Suoi dati personali possono essere comunicati anche all’estero o ricevuti dall’estero.

 

Durata della registrazione

Generalmente trattiamo i Suoi dati fino a quando lo richiedono lo scopo del trattamento e i termini legali di conservazione, ma almeno per 10 anni dopo la fine dell’anno civile in cui è avvenuta l’ultima prestazione o registrazione nel Suo dossier.

In qualità di servizio competente del 1° pilastro rimandiamo per dettagli alle direttive dell’Ufficio federale delle assicurazioni sociali concernenti la gestione, la conservazione, l’archiviazione e la distruzione degli atti nell’AVS/AI/IPG/PC/PT/AFam/AF (DGA) e in qualità di servizio competente del 2° pilastro rimandiamo all’art. 41 cpv. 8 LPP unitamente all’art. 27i dell’Ordinanza sulla previdenza professionale per la vecchiaia, i superstiti e l’invalidità (OPP 2). Se nella previdenza professionale non vengono rivendicate prestazioni, l’obbligo di conservazione persiste fino a che la persona assicurata ha compiuto o avrebbe compiuto il 100esimo anno d’età.

I documenti di candidate e candidati per posti di lavoro respinti vengono cancellati al più tardi entro sei mesi dalla fine della procedura di candidatura.

 

Lei ha i seguenti diritti: 

• il diritto di chiederci se e quali dati Suoi stiamo trattando,

• il diritto di correzione di dati scorretti,

• il diritto di cancellazione di dati, non appena le disposizioni sulla conservazione legale degli atti lo permettano,

• il diritto di rilascio di determinati dati personali in un formato elettronico comune o della loro trasmissione a un’altra persona responsabile,

• il diritto di revoca dell’autorizzazione concessa inerente al trattamento dei dati, nella misura in cui il nostro trattamento si basa sulla Sua autorizzazione,

• Lei può notificare eventuali violazioni all’autorità di vigilanza competente, all’incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza.

 

Rilevamento di dati personali nella visita del nostro sito web

Se Lei visita questo sito web, non rileviamo da Lei alcun dato personale. Dati personali vengono rilevati soltanto se Lei in prima persona ce li fornisce tramite il nostro formulario di contatto. Questi dati vengono utilizzati esclusivamente per rispondere alla Sua richiesta e poi cancellati.

 

Utilizzo di cookie

Con la visualizzazione di determinate pagine viene impostato un cosiddetto «cookie di sessione». Si tratta di un piccolo file di testo che viene cancellato automaticamente dal Suo computer al termine della sessione del browser. Questo file serve esclusivamente per poter utilizzare determinate applicazioni. La maggior parte dei browser web permette di modificare le impostazioni in modo tale che il Suo browser non accetti nuovi cookie o Lei possa far cancellare i cookie ricevuti. Come ciò funziona concretamente per il Suo browser, solitamente è illustrato nella sua funzione aiuto.

 

File di log del server

Come in ogni collegamento con un server web, il server del fornitore di web hosting INFOFACTORY (https://www.infofactory.ch/home) registra e memorizza determinati dati tecnici. Tra questi dati troviamo l’indirizzo IP e il sistema operativo del Suo dispositivo, i dati, l’ora di accesso, il tipo di browser, nonché la richiesta del browser compresa la provenienza della richiesta (referrer). Questo è necessario per motivi tecnici, per poter mettere a Sua disposizione il nostro sito web. Il fornitore del web hosting protegge questi dati con misure tecniche e organizzative da accessi non autorizzati e non li trasmette a terzi. Nella misura in cui in quest’ambito trattiamo dei dati personali, lo facciamo in base al nostro interesse di offrirle la migliore esperienza d’utente possibile e per garantire la sicurezza e la stabilità dei nostri sistemi.

 

Video di Vimeo

Il nostro sito web utilizza video di Vimeo, un servizio di Vimeo, Inc., 555 West 18th Street, New York, New York 10011, USA ("Vimeo"). I video Vimeo incorporati ci danno la possibilità di mettere a disposizione contenuti multimediali e di rendere più coinvolgente la nostra offerta online.

Con la visualizzazione di una pagina con dei video Vimeo incorporati viene stabilito un collegamento con i server di Vimeo. Pertanto, vengono trasmesse informazioni sulla visualizzazione della pagina e sul Suo indirizzo IP a Vimeo. Questo permette a Vimeo di associare il Suo comportamento di navigazione direttamente al Suo profilo personale, se Lei ha effettuato l’accesso al Suo conto Vimeo.

Vimeo può memorizzare dei cookie sul Suo dispositivo per migliorare la Sua esperienza d’utente e per la raccolta statistica. Questi cookie permangono sul Suo dispositivo finché Lei li cancella.

Con l’utilizzo di video Vimeo, i dati personali, come il Suo indirizzo IP e le Sue attività sul nostro sito web, possono essere trasmessi a Vimeo. Noi non abbiamo alcun influsso sull’ampiezza dei dati rilevati e trattati da Vimeo.

Ulteriori informazioni sul trattamento dei dati tramite Vimeo sono contenute nella direttiva sulla protezione dei dati di Vimeo: https://vimeo.com/privacy.

La preghiamo di notare che acconsente al trattamento dei dati tramite Vimeo nel momento in cui utilizza dei video Vimeo.

 

Aggiornamento di questa dichiarazione sulla protezione dei dati

Ci riserviamo di aggiornare questa dichiarazione sulla protezione dei dati affinché corrisponda sempre agli attuali requisiti legali e per rendere trasparenti le modifiche.

La versione attuale della dichiarazione sulla protezione dei dati può sempre essere consultata qui (www.promea.ch/protezione_dati).

 

La Sua PROMEA assicurazioni sociali

Schlieren, 31.08.2023